Administrador de empresas; pós-graduado em Gestão de Custos pelo IETEC.
Introdução:
Com a competição acirrada nos dias de hoje, para obtenção de fatias cada vez maiores de mercado, procurando conquistar e fidelizar o cliente por meio de vários processos (campanhas de marketing, busca da excelência no atendimento, etc), tratando-o praticamente como se ele fosse único, a Gestão de Custos não passaria desapercebida.
A empresa tem que atender as demandas do mercado (cliente), tendo qualidade na execução dos seus processos produtivos, obedecendo os prazos de entrega acertados com os clientes e trabalhar, cada vez mais, voltada para a redução dos custos, pois é nesse ponto que está um dos diferenciais de uma empresa: produzir com qualidade, atendendo as demandas do mercado, com um custo menor. É pensando nisso que iremos desenvolver a importância da definição, execução e acompanhamento do orçamento, uma das ferramentas de gestão de custos que auxiliam o gestor a trabalhar de maneira consciente dentro de sua área de atuação.
Ferramentas de Gestão de Custos no Dia-a-Dia da Empresa:
Podemos avaliar o potencial de uma empresa com base em seus planejamentos. Dentre as várias frentes existentes, muitas vezes percebemos que as preocupações são intensas, mas focadas. Em certos casos, estão mais voltadas para a natureza tática, não dedicando em algumas situações uma atenção maior tanto no processo como no conteúdo.
"Planejar é quase uma necessidade intrínseca, como alimentar-se para o ser humano. Não se alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organização, caso o planejamento não afete o seu dia-a-dia dentro do seu horizonte mais de longo prazo". FREZATTI (2000). Por isso que devemos efetuar um planejamento que contemple as expectativas geradas pela empresa, obedecendo as estratégias estipuladas para que sirvam de premissa para a confecção e definição do planejamento orçamentário. Assim, "a técnica orçamentária fundamenta-se em prévia formulação de um plano geral de ação à empresa, de acordo com os objetivos, as metas e as políticas a curto e longos prazos, tendo como princípio a otimização no emprego dos recursos físicos, materiais e monetários disponíveis no período projetado." ZDANOWICZ (2001).
O orçamento é o instrumento utilizado para elaborar, de forma eficaz e eficiente, o planejamento e os controles financeiros das atividades que denominamos operacionais e de capital dentro da empresa, auxiliando na tomada de decisão do alto corpo gerencial.
Além do mais, o orçamento deve apresentar flexibilidade na sua aplicação, permitindo corrigir quaisquer desvios surgidos, bem como utilizá-lo no processo de retro-alimentação do sistema de planejamento global da empresa.
O orçamento constitui-se em um mecanismo eficiente de planejamento e controle financeiros, no contexto presente, pois analisa as situações econômico-financeiras e patrimoniais passadas, projetando as perspectivas operacionais e de capital da empresa.
Após a elaboração, análise, aprovação e divulgação do orçamento, o acompanhamento orçamentário deve desenvolver-se, pois é a melhor forma de se monitorar o plano estratégico da organização com relação ao que está proposto para um curto prazo.
Para que possamos colocar em prática o acompanhamento orçamentário, faremos uma breve citação com relação aos "Dez Mandamentos do Controle Orçamentário, adaptados de A. Goudeket. São eles :
1.A direção da empresa deverá considerar o orçamento como essencial.
2.Os executivos responsáveis deverão sentir entusiasmo pelo controle orçamentário.
3.O controle orçamentário será, em grande parte, um problema psicológico.
4.Uma análise crítica da empresa deverá ser realizada, antecipadamente, pois será essencial à implantação do controle orçamentário.
5.Deverá haver um gerente responsável para cada peça orçamentária da empresa.
6.A tarefa determinada no orçamento deverá ter uma relação causal com as estimativas da empresa.
7.O controle orçamentário deverá ser integral, isto é, deverá abranger todas as atividades da empresa.
8.O controle orçamentário será essencial, quando se quiser proporcionar à Direção da empresa uma base para descentralizar a autoridade e a responsabilidade.
9.Sozinho, o orçamento será estéril, mas junto com o controle orçamentário alcançará sempre o objetivo colimado, ou seja, a administração eficiente, eficaz e efetiva da empresa.
10.O controle orçamentário necessitará a utilização da estatística." ZDANOWICZ (2001).
Como citado, em algumas vezes durante este texto, para que o planejamento orçamentário funcione, é extremamente importante o seu acompanhamento.
Existem várias ferramentas e várias formas de se acompanhar o planejamento orçamentário. Podemos citar, como exemplo, a Gestão Matricial de Despesas (GMD), que se baseia como o próprio nome diz, em uma análise via matriz, onde um mesmo gasto ou planejamento orçamentário é acompanhado por mais de uma pessoa, em diversos níveis (do nível corporativo, macro, ao menor nível existente).
Uma outra forma de acompanharmos o planejamento orçamentário é através dos indicadores de desempenho. Com eles o gestor tem plenas condições de criar um acompanhamento sistêmico para avaliar como andam as várias áreas que são de sua responsabilidade, identificando os gargalos no processo produtivo, priorizando as ações para os pontos mais críticos, propondo melhorias através de relatórios de anomalia onde são "inputados" vários planos-de-ações que servirão de massa crítica para solucionar as anomalias existentes nos processos durante o mês.
Para todas as formas de acompanhamento orçamentário é muito importante que todos dentro da empresa tenham conhecimento e se envolvam no processo. Nada melhor para que a informação seja disseminada aos diversos setores e níveis dentro da empresa do que gráficos de Gestão À Vista, onde os colaboradores podem ter conhecimento da situação de seu respectivo setor, sendo demonstrados das mais diversas maneiras (através de valores absolutos, indicadores de desempenho, indicadores financeiros, etc.).
Conclusões:
Como vimos, para uma empresa é de fundamental importância que o seu planejamento reflita quais são as suas perspectivas, o que a empresa espera com aquelas premissas (planejamento de produção, previsão de faturamento, etc) adotadas no momento da execução do planejamento orçamentário.
Tão importante quanto o planejamento orçamentário e sua definição, é seu acompanhamento; sem um acompanhamento rigoroso, criterioso e ao mesmo tempo flexível, a empresa está fadada a viver em uma eterna balança, onde os seus custos estarão apenas em estimativas, não tendo total consciência e conhecimento de como está a saúde financeira e patrimonial da empresa.
Com um acompanhamento orçamentário inadequado as margens de lucro vão abaixo do esperado, trazendo conseqüentemente prejuízos e falta de competitividade a empresa. Pois como sabemos, uma empresa que não atende as demandas exigidas pelo mercado, não trata o cliente (que é o seu bem mais importante) de maneira conveniente, e não otimiza os seus custos é uma empresa com prazo de validade já expirando.
Referências Bibliográficas:
FREZATTI (2000) : FREZATTI, F., "Orçamento Empresarial – Planejamento e Controle Gerencial", 2ª Ed., São Paulo, São Paulo, Editora Atlas, 2000, ISBN 85-224-2523-X
ZDANOWICZ (2001) : ZDANOWICZ, J. E., "Planejamento Financeiro e Orçamento", 4ª Ed., Porto Alegre, Rio Grande do Sul, Editora Sagra Luzzatto, 2001, ISBN 85-241-0464-3