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A Gestão de Projetos e o Project Office

Na área de Tecnologia da Informação – TI, principalmente, as mudanças têm sido cada vez mais constantes. Há necessidade de atualização rápida de hardware e devido às novas tecnologias (wireless, automação...) há mais demanda de software adequado. A competitividade exige que a atualização e a busca pelo ganho de produtividade e menos gastos sejam constantes.

Devido a estas mudanças rápidas, surgem mais projetos e muitos deles grandes, com alto grau de complexidade e com bastante novidade tecnológica. O profissional de TI precisa não só se atualizar com uma grande freqüência, mas também manter bem organizado o controle dos projetos. A necessidade de planejamento sistemático está cada vez maior. Através dos planos de prazo, escopo e custo, além de outros, é que o Gerente de Projeto avalia o desenvolvimento do mesmo, define contingências, sabe o momento de agir em cada atividade e mantém a equipe organizada e 'afinada', da mesma forma que uma orquestra sinfônica. Cada um deve conhecer o que irá fazer, quando e quanto deve consumir de tempo e dinheiro.

Controlar um projeto exige uma metodologia, organização e disciplina muito grande. Em uma empresa ou área existem muitos projetos com diferentes níveis de complexidade. O Gerente desta empresa ou área é responsável por conhecer e administrar de forma geral cada um destes projetos. Esta não é uma atividade simples e também exige muita organização. Para suprir esta demanda, as empresas estão utilizando cada vez mais o conceito de Project Office – PO.

O Project Office é a única área da empresa que possui uma visão de todos os projetos. Conhecendo-os, ele tem como objetivos: a melhoria da eficiência no planejamento e condução dos mesmos, a informação rápida sobre os projetos existentes, a situação atual de cada um e o auxílio nas decisões a serem tomadas sobre a futuro de cada projeto.

Como o Project Office pode contribuir na Gerência de Projetos? Existem 5 atividades principais que são desempenhadas pelo PO, de acordo com o Gartner, que muito contribuem para o gerenciamento de projetos:
- Padronização de uma Metodologia para a empresa: Esta atividade se resume a definir uma ferramenta e métodos (padrões) de controle e acompanhamento dos projetos, assim como manter esta(s) ferramenta(s) e métodos atualizados e adaptados às necessidades da empresa. Além disso, o Project Office deve programar treinamentos para os funcionários e mantê-los atualizados na metodologia e ferramenta.
- Avaliação dos recursos de projetos: São analisados todos os recursos do projeto: humano, financeiro, tempo, material. Esta avaliação é muito importante para a análise de desempenho dos projetos e priorização dos mesmos.
- Planejamento de Projetos: Este planejamento é centralizado e coordenado no PO. Esta atividade tem como objetivo manter organizado, priorizado, distribuído em áreas e devidamente documentado cada projeto. Através do Project Office é possível se obter também dados históricos que auxiliam a elaboração de novos planos.
- Gerenciamento de Projetos: O PO é responsável por prestar a consultoria durante todo o ciclo do projeto e definir melhores práticas de trabalho para facilitar o gerenciamento e conduzir este gerenciamento dentro das práticas.
- Revisão e Análise de Projetos: Constante revisão das atividades, custo e prazo do projeto e impactos no desempenho do mesmo. É necessário que a empresa conheça se os objetivos do projeto estão sendo atingidos e se há desvios para que sejam tomadas decisões preventivas e não corretivas.

A necessidade de uma área conhecer e controlar todos os projetos surgiu com a necessidade de organização dos trabalhos existentes de prevenção e correção do bug do ano 2000. Passado esta demanda, as empresas perceberam o ganho existente com este controle e aperfeiçoaram este trabalho, criando o Escritório de Projetos para acompanhar os demais projetos da empresa.

Tendo em vista a importância do Project Office, as empresas estão optando cada vez mais por esta forma de centralização do gerenciamento dos projetos. Esta tendência é prevista pelo Gartner, tendo em vista os resultados já observados com a implantação do PO nas organizações: "Até 2004, as empresas de Informática e Serviços de Tecnologia que estabelecerem padrões para gerenciamento de projetos, incluindo um Escritório de Projetos com boa governabilidade, vão experimentar metade dos problemas de custos, atrasos e cancelamento de projetos do que as que não conseguirem adotar essas práticas (70% de probabilidade)." Gartner Group – Agosto de 2000.

Para que sejam alcançados todos estes benefícios do Escritório de Projetos, é necessária uma implantação bem planejada do mesmo. A introdução de uma nova forma de trabalhar pode gerar confusão e descontrole se não for bem divulgada e não tiver claro seus objetivos e método de trabalho. Para que esta implantação seja o mais tranqüila possível, é importante que ela ocorra aos poucos, educando os gerente e funcionários a esta nova realidade.