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Gestão eficiente é o que faz um projeto brilhar entre multidão - Universia Brasil - 7/12/06

Responda rápido: hoje, quanto vale ter um insight no mercado de trabalho? Aquela idéia genial que ninguém na sua empresa imaginou, sequer nos sonhos mais remotos? É..."ter uma luz" cada vez se torna um diferencial competitivo e quase que garantia de um lugar de destaque em grande parte das companhias. Nem todos, porém, são abençoados, ou melhor, iluminados com o poder das boas idéias. Aí, saber aproveitar oportunidades e colocar características como pró-atividade, organização e responsabilidade à prova, também podem abrir caminhos para uma carreira promissora.

Além dos empreendedores e intra-empreendedores, os gestores de projetos - aqueles que nem só criam, mas executam propostas inovadoras, estratégicas para as empresas - também são jóias raras, muito valorizadas pelas companhias. Estes talentos, por não serem formados nas universidades, uma vez que as instituições em nível de graduação pouco exploram a Gestão em seus cursos, são raríssimos. Daí a dificuldade de encontrá-los e, por conseqüência, a valorização de quem possui tal perfil. "Mão-de-obra qualificada é uma dificuldade do Brasil. É raro encontrar um projeto que tenha sido bem planejado. Em geral, o esboço é muito ruim pela má gestão do profissional. Aí, os resultados acabam sendo comprometidos", conta o diretor do Ietec (Instituto de Educação Tecnológica), Ronaldo Gusmão.

O mercado de trabalho, por sua vez, cada vez mais recruta jovens profissionais para atender a esta demanda gerencial. Em parte, porque a faixa etária do trabalhador de hoje vem diminuindo, e, também, porque essa mão-de-obra chega cada vez mais qualificada para o mercado de trabalho. Muitos dominam dois ou três idiomas, sem falar na capacidade de lidar com novas tecnologias. Segundo especialistas, é comum que sentem nos bancos dos cursos de pós-graduação, MBA's e cursos de formação continuada, uma turma entre 25 e 35 anos de idade. Os alunos do CBA em Gestão de Projetos do Ibmec São Paulo, por exemplo, são profissionais com cinco a dez anos de mercado e, no máximo, sete anos de formado. "Diante disso, nossa proposta é justamente levar algum conhecimento para jovens que se deparam com empresas cada vez mais competitivas e exigem esta nova habilidade de seus colaboradores", explica o professor da disciplina de Gestão de Projetos da instituição, Guy Cliquet do Amaral Filho.

Apesar dos jovens estarem cada vez mais conectados à funções gerenciais, Gusmão defende que as IES (Instituições de Ensino Superior) não estão totalmente erradas em não explorar a Gestão de Projetos em suas graduações. Até porque, para se gerenciar um projeto, o profissional precisa de alguns anos de experiência no mercado de trabalho. Daí, a necessidade deste ser um investimento das empresas na capacitação de seu pessoal. "Na graduação, o aluno lida muito superficialmente com tais questões. Além disso, um projeto deve estar alinhado às estratégias das empresas para ter sucesso. Assim, cabe ao profissional identificar as necessidades da companhia e saber desenvolver suas idéias para atingir tais objetivos. Isso requer um pouco mais de maturidade e experiência", acrescenta o diretor do Ietec.

Da sombra à luz

Embora nem todos os conceitos aplicados a um projeto possam ser garantia de sucesso para outros, existem regras fundamentais que podem nortear uma proposta inovadora rumo à consolidação. A primeira delas é observar sua viabilidade econômica. Do mesmo jeito que você não compra uma roupa ou sapato sem pesquisar preços e avaliar as reais necessidades de seu investimento, não deve fazer isso com um projeto. Na melhor das hipóteses, irá ouvir um sonoro "NÃO", acompanhado de uma desconfiança de seu gestor sobre sua identificação com a empresa. Por isso, a primeira pergunta que você deve responder é: quanto vai custar? "O profissional deve ter em mãos um orçamento sério de quanto sua proposta vai significar em termos de custo para a empresa", ressalta Gusmão.

Outra questão determinante na hora de gerenciar um projeto é avaliar o retorno do investimento, ou seja, identificar de que vale para a empresa investir na idéia. Neste caso, muito além do bom-senso do gerente de projetos, é fundamental observar todas as nuances da proposta, o que, nem de longe, significa fechar a cabeça apenas para o valor do orçamento. "Há projetos que, de início, podem não valer o capital investido, mas que podem ampliar o conhecimento do público sobre a empresa ou garantir uma valorização da marca, caso ela seja atrelada a valores como responsabilidade social, por exemplo, algo que, hoje, também pode significar um benefício imensurável para muitas companhias", defende o diretor.

Assim como em uma empresa, todas as etapas da criação de um projeto estão interligadas umas às outras. Deste modo, o segundo tópico puxa o terceiro eixo de uma proposta bem planejada: o atendimento estratégico, ou seja, alinhar a viabilidade da proposta com a necessidade. Se o objetivo é vender mais, é óbvio que projetos que atendam a tal demanda terão prioridade de investimentos. Fora isso, a visibilidade do profissional envolvido tende a ser muito maior do que se a proposta for deixada em segundo plano pela companhia. É claro que aí não entra só uma questão de ego, mas de sabedoria. Até porque, quanto mais alto, maior o tombo. "De novo, é importante ter em mente qual é a estratégia da empresa, para desenvolver uma proposta inovadora e precisa", frisa Gusmão.

Falando em precisão, avaliadas as três questões anteriores, a missão do gerente de projetos passa a ser a análise de riscos. É preciso saber qual o impacto do novo projeto no mercado e prever altos e baixos de acordo com a variação das características em que ele foi criado. Para Gusmão, essa tarefa não é tão difícil assim. "Já existe metodologia científica para avaliar o impacto de uma nova proposta e essa é uma etapa fundamental. Vale citar o caso da recém-inaugurada ponte Brasil-Bolívia. Será que o gestor de projetos destacou no esboço o risco político de tal investimento? Dependendo dos acordos entre os países, isso pode afetar as relações comerciais gerando até uma interrupção da ponte. E aí, como é que fica?", indaga.

Agora, se você já avaliou e analisou o suficiente, é hora de voltar sua atenção ao planejamento. Estabelecer metas e prazos a serem cumpridos em curto, médio e longo prazo. Imprevistos sempre acontecem, o bom gerente de projetos não é aquele que não aceita isso, mas aquele que estabelece uma estratégia já prevendo um possível atraso. Trocando em miúdos, seria mais ou menos assim: você vai viajar de avião e seu vôo está marcado para 12h00. Levando em conta fatores como o trânsito ou a fila do check-in você já sai com um prazo folgado de antecedência, não é? Com um planejamento do projeto é a mesma coisa. "Há projetos que têm seu sucesso comprometido em função dos prazos. O melhor momento para que uma nova fábrica de cerveja possa estar em funcionamento, por exemplo, é durante o verão. Caso o início das operações atrase em três meses, ela terá de esperar mais nove para obter o lucro inicialmente previsto na alta temporada. Isso impacta na infra-estrutura, contratação de pessoal, etc. Daí a importância no cumprimento de prazos", reforça Gusmão.

Da luz à escuridão

Na opinião de Gusmão, é no quesito cumprimento de prazos que, hoje, muitas empresas estão pecando, especialmente no setor de tecnologia. "Dificilmente você vê empresas de tecnologia cumprindo as demandas. Isso é um problema crônico do mercado, em geral, pela falta de competência dos gerentes de projetos". O problema começa assim: os projetos não têm um escopo adequado, aí o gerente não tem domínio de projeto e compete a outros profissionais da empresa elaborar um escopo mais bem detalhado, o que requer tempo. À medida que ele vai sendo modificado, os prazos vão sendo extendidos, logo, os custos aumentam. "Quando o planejamento é ruim, há impacto em todas as fases do desenvolvimento da proposta," lamenta Gusmão. Mas não é só o setor de Informática que perde com a desorganização, a área de Engenharia também é vítima deste mal. "É daí que saem as obras inacabadas por falta de recursos e problemas de infra-estrutura que precisam de reparos."

Além da falta de planejamento, existem outros fatores que também podem ser responsáveis pelo fracasso de uma idéia. O professor do da disciplina de Gestão de Projetos do curso de MBA da FIA (Fundação Instituto de Administração), Marilson Alves Gonçalves, destaca a falta de sintonia entre os profissionais envolvidos. Dentro de uma companhia, dificilmente um funcionário responderá, sozinho, pelo sucesso de uma empreitada. Daí a necessidade de se montar uma equipe de trabalho. Bem diferente dos famosos trabalhos em grupo, em que um faz e coloca o nome de todos, o trabalho em equipe demanda divisão de tarefas e compromissos. Cada um responde por sua área em todos os sentidos, sejam bons ou ruins. "Não dá para entrar em conflito ou 'briguinha' porque um não fez o que devia. A equipe deve estar ciente que o nome de todos os profissionais envolvidos estarão em jogo no caso de um revés para o projeto", alerta.

Agora, imagine: ninguém assumiu o papel de gestor e o trabalho ficou em clima de camaradagem. Faltou cooperação e acompanhamento. Na hora de prestar contas - e essa hora sempre chega - alguém precisará explicar o que aconteceu. E aí? Uma equipe sem gerente é um corpo sem cérebro. Não vai para frente, não evolui. Por isso, se a sua função é coordenar, assuma-a. Estipule prazos, faça reuniões e cobre resultados. Segundo o professor, encontros semanais são produtivos, pois permitem que os profissionais tenham tempo de trabalhar e conseguir produzir relatórios com os resultados obtidos. "Não precisa ter reunião todo dia ou em tempos esparssos como a cada 15 dias. Resumindo, a finalidade não é trocar trabalho por reunião e nem perder o controle da situação, a ordem é equilíbrio", ressalta.

Vale lembrar, mesmo que sua empresa não tenha um cliente externo, o cliente interno, também conhecido como "chefe", precisa estar ciente dos acontecimentos. Inevitavelmente você terá de prestar contas para ele, o melhor é estar bem preparado para isso. "Por trás de uma equipe de projeto há a reputação de uma empresa e, sobretudo, um cliente que está investindo na idéia e precisa saber o que está acontecendo. Mantê-lo informado é o mínimo que se pode fazer diante daquele que está acreditando em uma proposta e pagando para ver", reforça Marilson.